Como criar uma planilha de excel para gerenciar notas fiscais? | Sage One | GForte Representação
Gerenciar as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas e recebidas pela empresa é um processo que exige muito cuidado e dedicação. E, por mais que este trabalho seja árduo, é fundamental para que você tenha uma visão completa e abrangente das notas da empresa. Isso também evita multas que podem gerar problemas financeiros para os empreendimentos.
O detalhe é que, quando o controle das notas fiscais é feito na cabeça ou no papel, com os gestores tendo como base apenas as informações geradas pelo emissor gratuito disponibilizado pelo governo, fica mais difícil administrar, por exemplo, a data exata em que a NF-e foi emitida ou recebida e qual a sua origem.
Uma planilha de Excel pode ser de grande ajuda para aumentar o controle, pois nela é possível inserir todas as informações referentes a cada nota fiscal. Ainda assim, é preciso atenção: você precisará criar uma rotina para manter este documento sempre atualizado.
Gostou da ideia de ter uma planilha para controlar suas NF-e? Preparamos um modelo gratuito para você, baixe agora aqui.
E não deixe de ler o post de hoje, para entender como começar.
Criando uma planilha para gestão de NF-e:
Antes de tudo, você precisa criar um documento no Excel. Basta acessar o programa instalado no computador ou no Google Docs e clicar em “novo”. Nossa planilha de gestão de NF-e irá conter sete colunas. Em cada uma delas, você deverá inserir um nome na primeira linha. As infinitas linhas restantes servirão para você inserir os dados das notas fiscais. Abaixo, o que você precisará incluir em cada coluna:
1º coluna: número da NF-e
Na primeira linha da primeira coluna, deverá ser inserido o nome “número da NF-e”. Nesta coluna, você poderá colocar o código ou o número de controle de cada nota fiscal, como, por exemplo, 1, 2, 3, 4, etc. Isto facilitará e agilizará bastante o processo de busca de uma determinada NF-e fazendo com que o seu precioso tempo não seja desperdiçado.
2º coluna: data de lançamento
Esta coluna servirá para você adicionar a data em que cada nota fiscal foi lançada no seu sistema de gestão.
3º coluna: nome do fornecedor ou do cliente
Na terceira coluna, deverá ser registrado o nome do fornecedor que emitiu a nota fiscal de entrada ou do cliente que recebeu a nota fiscal de saída.
4º coluna: nome do produto
Aqui deve ser colocado o nome do produto contido na nota fiscal.
5º coluna: natureza da operação
Na quarta coluna, você deverá informar a natureza da operação de cada nota fiscal, como: compra, venda, remessa (nota fiscal que acompanha a mercadoria no processo de transporte) ou consumo (nota fiscal de mercadorias que são utilizadas ou consumidas pelo próprio estabelecimento).
6º coluna: valor total da nota fiscal
Aqui deve ser adicionado o valor total de cada nota fiscal.
7º coluna: tipo de nota fiscal
Nesta coluna, o tipo de nota fiscal deve ser descrito. Existem dois tipos: entrada (nota fiscal emitida pelo fornecedor) e saída (nota fiscal emitida pela empresa para o consumidor).
Outras opções para gerenciar suas notas fiscais:
Depois de concluída, com todas as colunas devidamente inseridas, essa planilha tornará mais fácil os processos de busca e controle das notas fiscais da sua empresa. Ela também agilizará o trabalho de todos os colaboradores envolvidos permitindo-os poupar tempo e se concentrar em outras atividades importantes para o negócio.
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